Guida all'uso - Scheda tecnica del servizio

Fase 1: redazione del testo

Passo 1: selezione della rubrica
Per un corretto inserimento dell’inserzione occorre innanzi tutto individuare la Serie della Gazzetta Ufficiale dove pubblicare l’annuncio e quindi selezionare, sulla base del contenuto, la rubrica di pubblicazione.
La selezione della corretta rubrica di pubblicazione è un prerequisito fondamentale per l'accettazione dell'inserzione da parte dell'Ufficio Inserzioni IPZS.
Per guidare e semplificare la scelta vengono inizialmente mostrate soltanto le rubriche più attinenti al profilo dell'inserzionista; nel caso in cui la rubrica di interesse non sia tra quelle visualizzate, è possibile visualizzare la lista completa delle rubriche selezionando l'opzione "Mostra Tutte".
In caso di dubbi si consiglia di consultare la guida alla scelta delle rubriche.

Passo 2: inserimento dati
Una volta selezionata la rubrica di pubblicazione, il sistema presenterà un form per l’inserimento dei dati dell’inserzione e delle richieste per l’Ufficio Inserzioni (richieste di esenzione, note in fattura, copia cartacea della Gazzetta, ecc.). Al momento dell’inserimento dei dati dell’inserzionista e del testo dell’inserzione occorre prestare particolare attenzione alle regole indicate nella rubrica di appartenenza dell’avviso e alle regole tipografiche e redazionali appositamente stilate dall’IPZS al fine di garantire la leggibilità e la veste tipografica della Gazzetta Ufficiale. Le eventuali richieste di esenzione dall’imposta di bollo e/o dall’IVA dovranno essere comunicate tramite gli appositi flag e, previa verifica degli uffici preposti, i relativi importi saranno esclusi dal computo del costo dell’inserzione.

Passo 3: riepilogo
Al termine dell’inserimento dei dati relativi all’inserzione, verrà proposto il riepilogo dell’inserzione.
Nel riepilogo verrà indicato il costo dell’inserzione, sulla base della rubrica selezionata, dei dati inseriti e delle tariffe vigenti, con la specifica dell’importo dovuto per l’imposta di bollo e l’IVA secondo la normativa vigente e in base alle richieste presentate.
In questa fase l’utente potrà scegliere se inviare l’inserzione ad IPZS per la verifica formale, tornare sulla pagina di inserimento dati per apportare eventuali modifiche oppure salvare l’inserzione in bozza per poter riprendere la procedura di pubblicazione in un momento successivo.
Attenzione: non si dovrà in alcun modo procedere al pagamento dell’importo preventivato prima di aver superato con esito favorevole la successiva fase di verifica del contenuto.

Fase 2: verifica contenuto

A questo punto la compilazione dell’inserzione è completa e può essere trasmessa all’Ufficio Inserzioni per una verifica formale.
In caso di esito positivo:

• se la modalità di pagamento è a credito, come previsto per la Pubblica Amministrazione in regime di Fatturazione elettronica, si procederà alla firma dell’inserzione;
• se la modalità di pagamento è anticipato si può procedere al pagamento e alla firma dell’inserzione.

In caso di esito negativo si tornerà alla fase di redazione del testo.
Eventuali errori saranno sempre segnalati per le necessarie correzioni.

Fase 3: pagamento

Le inserzioni, in caso di pagamento anticipato potranno essere pagate secondo le seguenti modalità di pagamento:

• carta di credito
• bonifico bancario
• conto corrente postale.

L’esecuzione del pagamento e la registrazione sulla piattaforma dei relativi estremi di pagamento. devono avvenire entro il termine di 15 giorni a decorrere dalla data di verifica del contenuto con esito positivo. Scaduto il predetto termine non sarà più possibile provvedere al pagamento e l’inserzione sarà eliminata automaticamente.

Fase 4: Firma dell’inserzione

Ciascun avviso deve essere sempre sottoscritto dal firmatario dell’inserzione. Il processo di firma si svolge interamente online e prevede:

• il download della richiesta di pubblicazione in formato pdf, contenente il testo da pubblicare redatto dall’utente durante la fase 1;
• l’apposizione della firma digitale sulla richiesta di pubblicazione. Il nominativo della firma digitale deve tassativamente coincidere con quello del firmatario presente in calce al testo da pubblicare.
• Il caricamento del file firmato sulla piattaforma.

La firma deve pervenire entro 30 giorni dall’avvenuto pagamento. Scaduto il predetto termine l’inserzione sarà eliminata automaticamente e si procederà al rimborso della somma eventualmente pagata.

Firma olografa
Solo per gli utenti accreditati con il profilo di “persona fisica” è prevista la possibilità di apporre la firma olografa in alternativa alla firma digitale. In tale caso la richiesta di pubblicazione in formato PDF può essere stampata, firmata e re-inoltrata all’Istituto tramite raccomandata A/R. Anche in caso di firma olografa il firmatario della richiesta deve tassativamente coincidere con il firmatario presente in calce al testo da pubblicare e la firma deve pervenire entro 30 giorni dall’avvenuto pagamento.

Fase 5: verifica finale

Dopo l’apposizione della firma, digitale od olografa, da parte dell’utente, l’Ufficio Inserzioni effettua una verifica finale sull’avviso e provvede ad inviarlo alla pubblicazione. Il controllo non è meramente formale, ma è volto a verificare il rispetto delle tempistiche di pubblicazione previste per legge (es. bandi di gara, convocazioni di assemblea).

Fase 6: Pubblicazione

Nel caso in cui la verifica finale abbia esito positivo, l'inserzione viene avviata in pubblicazione e all’inserzionista vengono comunicati gli estremi (numero e data) della Gazzetta in cui l’inserzione verrà pubblicata.
Al termine della procedura di pubblicazione, l'inserzionista riceve una conferma di avvenuta pubblicazione con il link per il download della Gazzetta Ufficiale in cui l’avviso è stato pubblicato. Inoltre nell’Area Inserzionista è sempre disponibile lo storico delle pubblicazioni effettuate e sul sito www.gazzettaufficiale.it è possibile consultare gratuitamente l’archivio storico delle Gazzette Ufficiali sempre aggiornato.