Regole tipografiche e redazionali
1. Regole generali
La possibilità di richiedere la pubblicazione di inserzioni nella Gazzetta Ufficiale
attraverso una procedura telematica costituisce certamente un’importante opportunità
di risparmio di tempo e di risorse. Tuttavia è essenziale che i testi e gli eventuali
allegati rispettino le regole generali di pubblicazione degli avvisi in Gazzetta Ufficiale
nonché le caratteristiche e i vincoli della tecnologia utilizzata.
La redazione dei testi dovrà infatti ispirarsi ai criteri di chiarezza, precisione
ed uniformità che, oltre a garantire la leggibilità e la veste grafica della Gazzetta
Ufficiale, rispondono all’esigenza sempre più sentita della trasparenza dei contenuti.
A questo scopo l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (in seguito indicato anche come IPZS)
ha previsto delle regole tecniche, tipografiche e redazionali da seguire scrupolosamente
nella fase di compilazione delle inserzioni, il cui rispetto è condizione per
l’accettazione delle inserzioni stesse da parte dell’IPZS.
Al fine di facilitare la compilazione del testo dell’inserzione,
si segnala che nel modulo on-line di pubblicazione verranno riproposte
alcune delle informazioni già fornite dall’inserzionista nella fase
di autenticazione. Si tratta di contenuti modificabili e pertanto
si raccomanda di verificarne la congruità all’interno del modulo
stesso e, se necessario, di apportare le modifiche opportune.
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2. Regole di compilazione
Allo scopo di garantire la leggibilità e la qualità grafica dell’inserzione si raccomanda
agli utenti di evitare la compattazione dei testi: sarà cura dell'inserzionista lasciare
uno spazio dopo ogni segno di interpunzione e andare a capo ad ogni capoverso o sezione.
Onde consentire l’accettazione delle inserzioni da parte dell’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato
e rendere più fluido il processo di pubblicazione, si richiede di attenersi alle linee guida di seguito riportate nella compilazione di testi e/o allegati.
2.1 Accortezze che l’inserzionista deve adottare nella digitazione del testo dell’inserzione
Un’inserzione può essere scritta tramite uno dei molteplici editor di testo presenti sul mercato
(Word, Blocco Note, Wordpad, ecc...). Sarebbe preferibile, nonché fortemente consigliato,
utilizzare un editor semplice del tipo “Blocco note” (Notepad) di Windows:
se l’inserzione è compilata utilizzando questo tipo di editor non ci sono
particolari accorgimenti da prendere. Tuttavia nel caso venga utilizzato MS Word,
considerandone l’enorme diffusione, si richiede di adottare i seguenti accorgimenti:
Il file deve contenere solo testo; in particolare:
-
NON DEVE contenere tabelle; eventuali contenuti tabellari devono essere inseriti manualmente utilizzando il trattino come segno di spunta delle righe;
-
NON DEVE contenere elenchi; eventuali contenuti da rendere in forma di elenco devono essere inseriti manualmente utilizzando il trattino come punto elenco oppure,
nel caso di elenchi numerati, utilizzando la notazione del tipo “1)”;
-
NON DEVE contenere immagini;
-
NON DEVE contenere linee, caselle di testo e ogni altro contenuto grafico;
-
DEVE contenere i soli caratteri forniti dalla tastiera evitando, in tal modo, di inserire caratteri tipografici “speciali”.
Prima di scrivere il file è NECESSARIO disattivare la funzione di sillabazione,
cioè quella funzione che consente di mandare a capo le parole utilizzando il carattere “-“ (trattino) a fine riga. Per fare ciò procedere come segue:
-
Accedere alla finestra di dialogo per la gestione delle impostazioni di sillabazione (mediante il comando Strumenti→lingua→sillabazione oppure Layout di pagina→sillabazione→Opzioni sillabazione a seconda della versione di Word utilizzata):
-
Eliminare il segno di spunta (deselezionare) la clausola “Sillaba automaticamente documento”.
Se il documento è stato già scritto con la sillabazione attiva, è necessario selezionare Modifica Seleziona Tutto e, successivamente, eseguire quanto indicato al punto precedente.
2.2 Pubblicazione Loghi e Immagini
Nel caso in cui il testo da pubblicare contenga elementi grafici o tabelle non rappresentabili in formato testuale,
è possibile utilizzare il campo Allegato per caricare un file in formato PDF con il testo dell’inserzione.
L'allegato può essere usato in sostituzione del testo oppure in aggiunta ad esso.
Nel caso di inserzioni costituite da testo semplice, l'utilizzo del campo allegato non è permesso e comporterà una
richiesta di correzione in sede di verifica del contenuto da parte dell'Istituto.
Si richiede di verificare, prima della trasmissione, la leggibilità e le dimensioni degli allegati: i file devono avere
il massimo della leggibilità con dimensioni il più possibile contenute.
Per problematiche legate alla normativa sulla “privacy” si rappresenta, inoltre, la necessità di eliminare la firma autografa
del “firmatario dell’atto” da ogni allegato PDF da pubblicare in GU.
Tale necessità non è presente per gli allegati non destinati alla pubblicazione (documentazione per Ufficio Inserzioni).
2.3 Pubblicazione Avvisi e Bandi di gara
Le inserzioni relative a bandi e avvisi inviate per la pubblicazione dovranno essere
conformi nei contenuti alle disposizioni del Dlgs. 18 aprile 2016, n. 50 e s.m.i. (denominato anche "Codice degli Appalti"), pubblicato nella G.U. n. 91 del 19 aprile 2016, S.O. n. 10.
Allo scopo di migliorare la leggibilità e la veste tipografica,
si raccomanda di redigere l'inserzione, suddividendola in SEZIONI ed andando a capo almeno per ciascuna SEZIONE, seguendo a titolo indicativo il seguente schema:
SEZIONE I: AMMINISTRAZIONE AGGIUDICATRICE, scritto in MAIUSCOLO.
- denominazione;
- indirizzi;
- punti di contatto.
SEZIONE II: OGGETTO DELL'APPALTO.
- tipo di appalto;
- luogo di esecuzione;
- luogo di consegna o di prestazione dei servizi;
- informazioni relative all'accordo quadro se del caso;
- vocabolario comune per gli appalti;
- eventuale divisione in lotti;
- quantitativo o entità dell'appalto;
- durata dell'appalto o termine di esecuzione;
- eventuali opzioni.
SEZIONE III: INFORMAZIONI DI CARATTERE GIURIDICO, ECONOMICO, FINANZIARIO E TECNICO.
- eventuali cauzioni e garanzie richieste;
- condizioni di partecipazione.
SEZIONE IV: PROCEDURA.
- criteri di aggiudicazione;
- informazioni di carattere amministrativo;
- termine per il ricevimento delle offerte o delle domande di partecipazione;
- periodo minimo durante il quale l'offerente è vincolato alla propria offerta.
SEZIONE V: (EVENTUALE)
SEZIONE VI: ALTRE INFORMAZIONI
Con l'entrata in vigore della Legge 13 agosto 2010, n. 136, come modificata dal D.L. n. 187/2010,
sono soggette all'obbligo di richiesta del CIG tutte le fattispecie contrattuali di cui al D.lgs. 50/2016 e s.m.i.
indipendentemente dalla procedura di scelta del contraente adottata e dall'importo del contratto.
Il CIG, rilasciato dall'Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici, va pertanto
indicato contestualmente alla richiesta di pubblicazione dell'inserzione. Ogni ulteriore informazione
potrà essere reperita sul sito dell'AVCP: http://www.avcp.it/.
2.4 Avvisi di annullamento, differimento e rettifica relativi a bandi di gara e procedure di gara
In tutti gli avvisi pubblicati nella rubrica “Avvisi di annullamento, differimento e rettifica relativi a
bandi di gara e procedure di gara” devono essere obbligatoriamente riportati i riferimenti della Gazzetta Ufficiale
nella quale è stato pubblicato il bando che si intende annullare, modificare o rettificare.
2.5 Abbreviazioni
Nell’avviso si richiede possibilmente di astenersi dall’uso di abbreviazioni,
per garantire la leggibilità del testo dell’inserzione.
2.6 Maiuscole
Non è consentito scrivere il testo dell’avviso in carattere maiuscolo
(ad esclusione ovviamente delle iniziali ove richiesto dalle regole di ortografia dell’italiano).
Fanno eccezione i titoli delle Sezioni nei Bandi e Avvisi di gara
pubblicati nella G.U. Parte I, V Serie Speciale – Contratti Pubblici.
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3.0 Regole tipografiche
Di seguito vengono riportate le regole tipografiche alle quali l’inserzionista dovrà
attenersi per la compilazione dell’inserzione in Gazzetta Ufficiale. Per facilitare la consultazione tali
regole sono presentate nell’ordine di inserimento nel modulo on-line di pubblicazione dell’inserzione.
3.1 Ragione sociale
Indipendentemente dalla rubrica selezionata, il primo campo del modulo on-line
di richiesta di pubblicazione è sempre relativo alla denominazione dell'emettitore dell'inserzione.
Nel campo “Ragione sociale” viene riportata la denominazione della Società, Ente appaltante o Autorità giudiziaria,
che deve essere sempre riportata tutta in maiuscolo e non può essere ricompresa tra le “virgolette”.
L’uso delle virgolette è consentito soltanto se sono adottate all’interno della denominazione stessa.
L’eventuale denominazione degli Uffici (dipartimento, direzione, ufficio, settore, specifica della società ecc.),
da inserire in seconda riga, deve essere riportata in minuscolo tranne l’iniziale delle parole che richiedono il maiuscolo.
La “Ragione sociale” deve essere riportata per intero, così come compare nel bando trasmesso dall’inserzionista; non dovranno essere omessi articoli e preposizioni.
La denominazione del campo varia in base alla rubrica selezionata, e in generale assume il valore “Ragione Sociale” per le
inserzioni commerciali e "Autorità Giudiziaria" per le inserzioni giudiziarie.
Esempi:
ISTITUTO POLIGRAFICO E ZECCA DELLO STATO S.P.A.
Direzione generale
MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO
Dipartimento per l'energia
Direzione generale per le risorse minerarie ed energetiche
COMUNE DI ROMA
Settore appalti
3.2 Ulteriori informazioni
In questo campo vengono inserite le eventuali ulteriori informazioni della Società/Ente appaltante,
che generalmente riguardano lo “stato” societario (ad. esempio se la Società si trova in
“liquidazione coatta amministrativa” o se è eventualmente assoggettata all’attività
e direzione di altre Società, o l’iscrizione ai vari Elenchi).
Esempi:
in liquidazione coatta amministrativa
Aderente al Fondo Interbancario di Tutela dei Depositi
Aderente al Fondo Nazionale di Garanzia
Iscritta all'elenco generale di cui all'articolo 106 del D Lgs. n. 385 del 1 settembre 1993 al n. 00000
Società soggetta a direzione e coordinamento da parte di Xxxxxxx S.p.A.
Iscritta all’Albo delle Società Cooperative n. A000000
3.3 Protocollo
In questo campo viene inserito il numero identificativo di protocollo che l’Autorità o Ente assegna all’inserzione da pubblicare.
Esempi:
Protocollo: 618/2013/Gab.
Protocollo: Fasc. 51/2012/14-2 Gab.
3.4 Tipologia di sede ed ubicazione
In questo campo si potrà indicare la tipologia di sede e la relativa ubicazione della Società/Ente.
Ad esempio:
- Sede sociale:
- Sede legale:
- Sede operativa:
- Sede amministrativa:
- Sede:
Dopo il segno di interpunzione “:” è opportuno non inserire la preposizione “in”:
Esempi:
NO Sede: in via S. Francesco n. 18 - Campagnano di Roma (RM)
Sede legale: in piazza IV Novembre n. 6 - 00062 Bracciano (RM)
SI Sede: via S. Francesco n. 18 - Campagnano di Roma (RM)
Sede legale: piazza IV Novembre n. 6 - 00062 Bracciano (RM)
3.5 Punti di contatto
In questo campo possono essere inseriti i punti di contatto di riferimento dell’inserzionista (recapito telefonico, fax, indirizzo di posta elettronica) presso i quali sarà possibile avere informazioni circa l’inserzione pubblicata.
Esempi:
Punti di contatto: Unità Acquisti ed Economato, Tel. 039/000000; fax -274;
e-mail: acquisti@comune.xxxxxxx.xx.it;
Punti di contatto: Ufficio contratti e capitolati - tel. (0039) 000 - 0000.310-321
Posta elettronica: infogare@xxxt.to.it Fax: (0039) 000 - 0000.000 - Indirizzo internet: www.xxx.to.it.
3.6 Capitale sociale
In questo campo verrà inserita la cifra corrispondente al capitale sociale con l’eventuale specifica se interamente versato o solo in parte versato e sottoscritto.
Esempi:
Capitale sociale: Euro 1.194.572.973,80 interamente versato
Capitale sociale: deliberato € 2.000.000 sottoscritto e versato € 1.633.500
3.7 Registro delle imprese
L’informazione da inserire in questo campo è la città presso la cui Camera di Commercio l’impresa è iscritta al Registro delle imprese, seguita dal numero di registrazione assegnato.
Nella compilazione del campo si sottolinea che dopo il segno di interpunzione “:” non bisogna inserire la preposizione “di”.
Esempi:
NO Registro delle imprese: di Roma n. 00000000000
SI Registro delle imprese: Roma 00000000000
3.8 R.E.A.
L’informazione da inserire in questo campo è la città presso la cui Camera di Commercio
l’impresa è iscritta al Repertorio economico e amministrativo, seguita dal numero di registrazione assegnato.
Nella compilazione del campo si sottolinea che dopo il segno di interpunzione “:” non bisogna inserire la preposizione “di”.
Esempi:
NO R.E.A.: di Roma 0000000
SI R.E.A.: Roma 0000000
3.9 Codice fiscale
In questo campo va inserito il codice fiscale dell’inserzionista
(che sarà alfanumerico nel caso di persone fisiche, solamente numerico negli altri casi).
Esempi:
Codice Fiscale: n. 00000000000
Codice Fiscale: 00000000000
3.10 Partita I.V.A.
In questo campo va inserita la partita IVA dell’inserzionista.
Esempi:
Partita IVA: n. 00000000000
Partita IVA: 00000000000
3.11 Oggetto
In questo campo andrà inserito l’oggetto dell’inserzione che dovrà indicare in
maniera sintetica ma precisa l’argomento dell’inserzione. Si raccomanda pertanto di evitare
l'indicazione di un “Oggetto” del tutto generico e coincidente con il nome della Sottorubrica di pubblicazione.
L’“Oggetto” dovrà essere riportato per esteso e scritto in carattere minuscolo, tranne le
iniziali delle parole che richiedono il carattere maiuscolo secondo le regole ortografiche dell’italiano.
Esempi:
Convocazione di assemblea ordinaria e straordinaria
Atto di citazione per usucapione
Integrazione del contraddittorio a mezzo notifica per pubblici proclami
Bando di gara per l’affidamento di servizi di manutenzione
3.12 Testo
Il testo dell'inserzione non dovrà essere compattato: sarà cura dell'inserzionista lasciare uno spazio dopo ogni segno di interpunzione e andare a capo ad ogni capoverso o sezione.
Non è consentito scrivere il testo dell’avviso in carattere maiuscolo (ad esclusione ovviamente delle iniziali ove richiesto dalle regole di ortografia dell’italiano). Fanno eccezione i titoli delle Sezioni nei Bandi e Avvisi di gara pubblicati nella G.U. Parte I, V Serie Speciale – Contratti Pubblici.
3.13 Qualifica
In questo campo viene riportata la qualifica del firmatario dell’inserzione.
Esempi:
Presidente del consiglio di amministrazione
p. Il consiglio di amministrazione - Il presidente
(Nome Società/Ente) S.p.A. - L'amministratore unico
3.14 Firmatario
In questo campo viene inserito il nome e cognome di colui che pubblica l’inserzione.
La firma può essere preceduta (non obbligatoriamente) dall’eventuale titolo.
Va inserita tutta in minuscolo tranne le iniziale del Nome e Cognome che saranno in maiuscolo. Dopo l’eventuale titolo non inserire i segni di interpunzione “:”.
Esempi:
Mario Rossi
dott.ssa Maria Rossi
ing. Mario Rossi
avv. Maria Rossi
3.15 CIG
La sezione è presente solo per inserzioni relative alla rubrica "Avvisi e bandi di gara".
È obbligatorio indicare il CIG assegnato alla gara dall'Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici
oppure la motivazione di esclusione dal CIG. In caso di gara costituita da più lotti è sufficiente inserire uno qualunque dei CIG assegnati a tali lotti.
Il CIG digitato dall’inserzionista viene validato in automatico dal sistema IOL
in base alle specifiche fornite all’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato
dall’Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici (AVCP). Se il CIG fornito non viene validato,
le richieste di chiarimento devono essere inoltrate direttamente al contact center dell’AVCP (800 – 89.69.36).
Il codice CIG digitato in questa sezione (o la motivazione di esclusione) non appare in pubblicazione e non viene considerato nel computo del costo dell'inserzione.
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4. Anteprima inserzione
Una volta completata la compilazione del modulo on-line di pubblicazione, si invita l’inserzionista
ad effettuare un attento controllo sulla correttezza dell’inserimento del testo
dell’inserzione e conseguentemente autorizzarne la pubblicazione.
